Delibia
Cas d'usage

Douze tâches municipales, de la demande à la validation

Chaque cas part d'une demande courante dans une municipalité et se termine par une vérification humaine. Cinq d'entre eux s'appuient sur des sources publiques : décisions, règlements, marchés publics et lois.

Réserver une démo

Des cas concrets, service par service

Delibia prépare le travail. La décision et la signature restent aux employés et aux élus.

Greffe

S'appuie sur les sources publiques

Rédiger une résolution à partir de précédents

Ce que vous demandez

« Trouve comment d'autres conseils ont formulé une résolution d'appui à une demande d'aide financière pour la réfection d'un chemin, et propose un projet dans notre gabarit. »

Avant

  • Vous cherchez un exemple sur les sites de municipalités voisines.
  • Vous adaptez à la main les ATTENDU QUE.
  • Vous vérifiez seul les références au programme et à la loi.

Avec Delibia

  • Le moteur de recherche retrouve des résolutions comparables.
  • Le chatbot en tire un projet dans votre gabarit et cite les précédents.
  • Vous comparez plusieurs formulations avant de retenir la vôtre.

Comment faire

  1. Posez la question en précisant l'objet et le programme.
  2. Ouvrez les résolutions citées.
  3. Demandez le projet dans le gabarit du greffe.
  4. Relisez le projet et soumettez-le au conseil.

Vérification humaine : Le greffier relit chaque attendu et chaque référence avant de soumettre le projet au conseil.

Direction générale

S'appuie sur les sources publiques

Préparer un sommaire décisionnel

Ce que vous demandez

« Prépare le sommaire décisionnel sur l'achat d'un camion de déneigement à partir des soumissions reçues, et ajoute ce que d'autres municipalités ont décidé dans des cas semblables. »

Avant

  • Les renseignements sont éparpillés entre soumissions, notes et courriels.
  • Le sommaire s'écrit souvent la veille de la séance.
  • Personne n'a eu le temps de chercher ce que d'autres ont fait.

Avec Delibia

  • Un assistant structure le sommaire selon votre gabarit.
  • Le chatbot ajoute les décisions comparables, avec leurs sources.
  • Vous arrêtez vous-même la proposition soumise au conseil.

Comment faire

  1. Versez les soumissions, les notes et votre gabarit.
  2. Demandez le sommaire, puis les décisions comparables.
  3. Vérifiez les montants et ouvrez les précédents.
  4. Ajustez la recommandation et signez le sommaire.

Vérification humaine : La direction générale contrôle les montants et arrête la proposition avant de transmettre le sommaire au conseil.

Approvisionnement

S'appuie sur les sources publiques

Comparer les prix observés avant un appel d'offres

Ce que vous demandez

« À quels montants des municipalités de 10 000 à 30 000 habitants ont-elles octroyé leurs contrats de tonte de gazon depuis trois ans, et à quels fournisseurs? »

Avant

  • Vous parcourez le SEAO avis par avis.
  • Vous recopiez les montants dans un tableur.
  • L'estimation repose surtout sur votre contrat précédent.

Avec Delibia

  • Le chatbot rassemble les contrats comparables et leurs montants.
  • Chaque ligne du tableau renvoie à l'avis d'origine.
  • Vous écartez les contrats dont la portée diffère trop.

Comment faire

  1. Décrivez le contrat : nature, durée, taille, période.
  2. Demandez un tableau des contrats octroyés.
  3. Retirez les contrats qui ne se comparent pas.
  4. Établissez votre estimation selon vos règles internes.

Vérification humaine : Le service de l'approvisionnement ouvre les avis retenus et s'assure que les contrats se comparent vraiment avant d'arrêter l'estimation.

Urbanisme

S'appuie sur les sources publiques

Repérer ce que d'autres municipalités ont adopté

Ce que vous demandez

« Quelles municipalités du Québec encadrent l'installation des thermopompes dans leur règlement de zonage, et que prévoient leurs normes sur le bruit et l'implantation? »

Avant

  • Vous écrivez à des collègues pour obtenir des exemples.
  • Vous fouillez des PDF sur les sites municipaux.
  • Vous ne savez pas si les exemples sont représentatifs.

Avec Delibia

  • Le chatbot cherche dans plus de 25 000 règlements.
  • Il présente les normes, avec l'article et le document.
  • Vous voyez quelles approches reviennent.

Comment faire

  1. Formulez le sujet avec les termes d'un règlement.
  2. Demandez un tableau par municipalité.
  3. Ouvrez les articles cités.
  4. Rédigez votre proposition pour le comité consultatif d'urbanisme.

Vérification humaine : L'urbaniste relit les articles cités et vérifie qu'ils sont toujours en vigueur avant de s'en inspirer.

Urbanisme et greffe

S'appuie sur les sources publiques

Retrouver l'article applicable et sa source

Ce que vous demandez

« Un citoyen veut installer une piscine hors terre à deux mètres de sa ligne arrière. Quel article de notre règlement de zonage s'applique, et que prévoit le règlement provincial sur la sécurité des piscines résidentielles? »

Avant

  • Vous parcourez la table des matières d'un long règlement.
  • Vous cherchez ensuite le règlement provincial.
  • Vous recopiez les références à la main.

Avec Delibia

  • Le chatbot retrouve l'article dans le règlement versé.
  • Il cite aussi le règlement provincial en cause.
  • Chaque citation s'ouvre en un clic.

Comment faire

  1. Posez la question avec les faits du dossier.
  2. Lisez les articles dans leur version intégrale.
  3. Demandez au besoin un projet de réponse.
  4. Vérifiez la réponse et signez-la avant l'envoi.

Vérification humaine : Le fonctionnaire désigné confirme l'article et la zone avant de répondre au citoyen ou de délivrer le permis.

Greffe

Préparer le procès-verbal à partir de la transcription

Ce que vous demandez

« À partir de la transcription de la séance ordinaire de lundi, prépare un projet de procès-verbal dans notre gabarit, point par point selon l'ordre du jour. »

Avant

  • Vous réécoutez l'enregistrement pour compléter vos notes.
  • Vous retranscrivez les propositions, les appuis et les votes.
  • Le procès-verbal se rédige pendant que d'autres dossiers attendent.

Avec Delibia

  • La transcription audio met l'enregistrement par écrit et reconnaît les interlocuteurs.
  • Un assistant prépare le projet selon l'ordre du jour et votre gabarit.
  • Vous complétez les présences, les votes et les numéros de résolution.

Comment faire

  1. Versez l'enregistrement et l'ordre du jour.
  2. Lancez la transcription, puis demandez le projet.
  3. Comparez le projet avec vos notes.
  4. Corrigez-le et déposez-le pour approbation.

Vérification humaine : Le greffier vérifie les propositions, les votes et les numéros de résolution, puis le conseil approuve le procès-verbal.

Direction générale

Dégager les points de décision d'un long rapport

Ce que vous demandez

« Dans ce rapport d'étude sur la mise aux normes de l'usine de production d'eau potable, relève les décisions que le conseil devra prendre, les coûts annoncés et les échéances. »

Avant

  • Le rapport arrive quelques jours avant la séance.
  • Vous le lisez en entier pour repérer ce qui engage la municipalité.
  • Les élus reçoivent un résumé fait à la hâte.

Avec Delibia

  • Un assistant parcourt le document et relève les points de décision.
  • Vous pouvez demander où se trouve chaque point.
  • Vous partez d'une synthèse pour écrire la note aux élus.

Comment faire

  1. Versez le document dans un espace privé.
  2. Interrogez le rapport, en commençant par les coûts et les échéances.
  3. Vérifiez les montants et les dates dans le rapport.
  4. Rédigez la note aux élus, puis relisez-la.

Vérification humaine : La direction générale relit dans le rapport les passages qui fondent la note avant de la transmettre aux élus.

Communications

Décliner une décision en avis, communiqué et publication

Ce que vous demandez

« À partir du règlement sur l'arrosage adopté lundi, rédige l'avis public d'entrée en vigueur, un communiqué et une publication pour nos réseaux sociaux. »

Avant

  • Chaque format part d'une page blanche.
  • Les dates et les numéros sont recopiés plusieurs fois.
  • L'avis, le communiqué et la publication ne disent pas tout à fait la même chose.

Avec Delibia

  • Les trois textes partent de la même décision.
  • L'avis public suit le modèle versé par votre greffe.
  • Le communiqué et la publication reprennent votre guide de style.

Comment faire

  1. Versez le règlement, le modèle d'avis et le guide de style.
  2. Demandez les trois textes en précisant le public de chacun.
  3. Vérifiez les dates, les numéros et les délais.
  4. Faites signer l'avis par le greffier, puis diffusez.

Vérification humaine : Le greffe confirme les mentions et les délais de l'avis public, et les communications approuvent le reste avant publication.

Greffe et accès aux documents

Caviarder un document avant une demande d'accès

Ce que vous demandez

« Un citoyen demande copie des plaintes reçues au sujet du bruit d'un commerce. Prépare une version caviardée qui masque les renseignements personnels des plaignants. »

Avant

  • Vous relisez chaque page pour repérer noms, adresses et courriels.
  • Vous masquez les passages à la main.
  • Un nom repris en bas de page passe facilement inaperçu.

Avec Delibia

  • Un assistant propose une version où les renseignements personnels sont masqués.
  • Vous comparez la version proposée avec l'original.
  • La personne responsable de l'accès décide de ce qui reste masqué.

Comment faire

  1. Versez le document dans un espace privé du greffe.
  2. Demandez la version caviardée en précisant les renseignements à masquer.
  3. Repérez, passage par passage, ce qui pourrait être masqué.
  4. Faites approuver les caviardages avant la transmission.

Vérification humaine : La personne responsable de l'accès relit le document, décide de ce qui doit être masqué et approuve la copie avant qu'elle soit transmise.

Urbanisme et communications

Préparer une consultation publique

Ce que vous demandez

« Nous révisons notre plan d'urbanisme. Propose le déroulement d'un atelier participatif sur l'avenir du noyau villageois, et un questionnaire pour les citoyens qui ne pourront pas y assister. »

Avant

  • Le déroulement se monte à partir d'une ancienne consultation.
  • Certaines questions orientent les réponses sans qu'on le remarque.
  • Les documents du projet restent trop techniques.

Avec Delibia

  • Un assistant propose un déroulement d'atelier prêt à utiliser.
  • Un autre rédige un questionnaire destiné aux citoyens.
  • Vous obtenez aussi une présentation du projet en langage clair.

Comment faire

  1. Versez les documents et précisez le public, le lieu et la durée.
  2. Demandez le déroulement, puis le questionnaire.
  3. Vérifiez avec le greffe ce que la loi exige.
  4. Faites approuver l'atelier avant de lancer la consultation.

Vérification humaine : L'urbaniste et les communications relisent le déroulement et chaque question, et le greffe confirme les étapes prévues par la loi.

Ressources humaines

Recruter pour un poste municipal

Ce que vous demandez

« Nous recrutons un préposé aux travaux publics. À partir de la description de fonction, rédige l'affichage du poste et une grille de questions pour les entrevues. »

Avant

  • L'ancienne description ne correspond plus tout à fait au poste.
  • L'affichage se réécrit à partir de l'offre précédente.
  • Les questions d'entrevue varient d'un membre du comité à l'autre.

Avec Delibia

  • Un assistant met à jour la description de fonction.
  • L'affichage en découle, dans le ton de la municipalité.
  • La grille reprend les exigences, avec les mêmes questions pour chaque candidat.

Comment faire

  1. Versez l'ancienne description et vos notes.
  2. Demandez la description, l'affichage et la grille.
  3. Vérifiez la convention collective et les règles d'égalité en emploi.
  4. Arrêtez la grille en comité de sélection.

Vérification humaine : Les ressources humaines ou la direction relisent l'affichage et la grille avant leur diffusion. Le choix de la personne embauchée revient à la municipalité.

Communications et cabinet

Préparer l'allocution du maire

Ce que vous demandez

« Le maire prendra la parole à l'inauguration du nouveau parc riverain. À partir des résolutions et des documents du dossier, rédige une allocution de trois minutes pour des familles et des partenaires. »

Avant

  • Les faits sont dispersés entre résolutions, communiqués et notes.
  • L'allocution s'écrit souvent la veille.
  • Les montants, les dates et les remerciements se vérifient à la dernière minute.

Avec Delibia

  • Un assistant rédige une allocution adaptée à l'événement, au public et à la durée.
  • Il reprend les faits des résolutions et des documents versés.
  • Vous pouvez demander une version plus courte ou un autre ton.

Comment faire

  1. Versez les résolutions, les documents et la liste des partenaires.
  2. Précisez l'événement, le public, la durée et le ton.
  3. Vérifiez chaque montant, chaque date et chaque nom.
  4. Soumettez l'allocution au maire, qui l'approuve.

Vérification humaine : Les communications ou le cabinet vérifient les faits et les noms, puis le maire relit l'allocution et l'approuve avant l'événement.

Apportez votre cas au SIIViM ou en démo

Venez nous voir au SIIViM, à Mont-Tremblant du 13 au 15 octobre, ou réservez une démo d'une heure. Nous essayons Delibia avec vous sur un cas concret de votre municipalité.

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